Política de privacidade

1. Quem somos

O responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais é a Rubinx Unipessoal Lda (designação comercial: Rubinx Software Solutions), sociedade unipessoal por quotas registada em Portugal e estabelecida em Azeitão, Setúbal, Portugal.

Pode contactar-nos por email, através de info@rubinx.com, ou por telefone, através do número +351 969 782 963.

Não nomeámos um encarregado da proteção de dados, porque a lei não o exige tendo em conta a natureza e a escala dos tratamentos que realizamos. Para qualquer questão ou pedido sobre privacidade, escreva para info@rubinx.com, de preferência com «Privacidade» no assunto.

2. O que esta política abrange

Esta política abrange o site rubinx.com, em português e em inglês, e qualquer pedido de informação que nos envie através do formulário de contacto, por email, por telefone ou por WhatsApp. Abrange também os dados de contacto que conservamos se se tornar cliente, ou se a sua organização se tornar cliente.

Não abrange os dados pessoais que tratamos por conta dos nossos clientes no software, nos sites ou nos sistemas que desenvolvemos, alojamos ou mantemos para eles. Nesse trabalho atuamos como subcontratante do cliente, e o contrato com o cliente define como esses dados são protegidos.

O nosso produto SnapReceipts tem o seu próprio site, snap-receipts.com, com a sua própria política de privacidade. Se nos contactar sobre o SnapReceipts através deste site, esta política aplica-se a esse pedido de informação.

3. Que dados recolhemos e quando

Recolhemos apenas os seguintes dados pessoais.

• Quando usa o formulário de contacto: o seu nome, endereço de email, empresa (opcional), o assunto que escolher (opcional), a sua mensagem e se usou o site em português ou em inglês. Como o seu navegador envia o formulário diretamente ao nosso prestador de envio de formulários, o EmailJS, este recebe também os dados técnicos que qualquer ligação à internet revela, ou seja, o seu endereço IP e o tipo de navegador.
• Quando nos envia um email, nos telefona ou nos escreve por WhatsApp: o seu endereço de email ou número de telefone, o seu nome ou nome de perfil do WhatsApp e as informações que decidir partilhar connosco.
• Quando visita o site: o nosso prestador de serviços de alojamento trata automaticamente os dados técnicos que o seu navegador envia em cada pedido, ou seja, o endereço IP, o tipo de navegador e de dispositivo, a página pedida, a página de origem e a data e hora.
• Se um colega seu ou um cliente nosso nos indicar o seu contacto: o seu nome, os seus contactos profissionais e o contexto dessa indicação, que recebemos dessa pessoa.
• Se se tornar cliente, ou se a sua organização se tornar cliente: os contactos, a correspondência, os orçamentos, os contratos e os dados de faturação necessários para acordar, executar e faturar o trabalho.

O formulário de contacto tem um campo oculto e uma verificação de tempo que bloqueiam o spam automático; não guardam nada sobre si. Não pedimos categorias especiais de dados pessoais, como dados relativos à saúde, e pedimos-lhe que não inclua dados desse tipo na sua mensagem. Se o fizer, usamo-los apenas para lhe responder e apagamo-los juntamente com o seu pedido de informação.

4. Para que usamos os seus dados e com que fundamento jurídico

Usamos os seus dados apenas para as finalidades abaixo. Cada finalidade tem o seu próprio fundamento jurídico, nos termos do artigo 6.º, n.º 1, do RGPD.

• Para responder ao seu pedido de informação, preparar uma proposta ou um orçamento de preço fixo e dar-lhe seguimento, e para o contactar se um colega seu ou um cliente nosso nos tiver indicado o seu contacto. Se nos contactar em nome próprio, por exemplo como empresário em nome individual, o fundamento são as diligências pré-contratuais a seu pedido (alínea b)). Se nos contactar em nome de uma empresa ou de outra organização, ou se alguém nos tiver indicado o seu contacto, o fundamento é o nosso interesse legítimo em responder a pedidos comerciais e em dar seguimento às recomendações que recebemos (alínea f)).
• Para prestar e gerir os nossos serviços, incluindo eventuais serviços mensais de suporte ou alojamento, se se tornar cliente ou se a sua organização se tornar cliente. O fundamento é a execução do contrato consigo (alínea b)) ou, no caso das pessoas de contacto de uma organização cliente, o nosso interesse legítimo em gerir essa relação (alínea f)).
• Para conservar faturas e registos contabilísticos e comerciais. O fundamento é o cumprimento das nossas obrigações jurídicas ao abrigo da legislação contabilística, fiscal e comercial portuguesa (alínea c)).
• Para disponibilizar o site e garantir a segurança do site e do formulário de contacto, protegendo-os contra spam e utilizações abusivas. O fundamento é o nosso interesse legítimo em manter um site seguro (alínea f)).
• Para declarar, exercer ou defender um direito num processo judicial. O fundamento é o nosso interesse legítimo em proteger os nossos direitos (alínea f)).

Quando nos baseamos em interesses legítimos, esses interesses são: responder a pedidos de pessoas e organizações interessadas nos nossos serviços e dar-lhes seguimento; dar seguimento às recomendações de contactos que recebemos; gerir a relação com os nossos clientes e respetivos colaboradores; manter o site e os nossos sistemas disponíveis e seguros; e conservar registos que nos permitam demonstrar o que foi acordado. Ponderámos estes interesses face aos seus direitos. Usamos apenas os dados que nos fornece e os seus contactos profissionais, da forma que esperaria ao contactar uma empresa. Pode pedir-nos mais informações através de info@rubinx.com.

Não usamos os seus dados para publicidade, não criamos perfis e não os vendemos nem alugamos. Não enviamos newsletters nem comunicações de marketing, e não o incluiremos em listas de distribuição sem o seu acordo. Pode pedir-nos a qualquer momento que deixemos de o contactar.

Não nos baseamos no seu consentimento para nenhum dos tratamentos aqui descritos. Se alguma vez lhe pedirmos consentimento para algo novo, poderá retirá-lo a qualquer momento, sem comprometer a licitude do tratamento efetuado com base no consentimento previamente dado. Se quisermos usar os seus dados para uma finalidade não descrita aqui, informá-lo-emos primeiro.

5. Quem recebe os seus dados

Na Rubinx, apenas a nossa equipa tem acesso às mensagens que nos envia. Recorremos aos prestadores de serviços abaixo, que tratam dados pessoais por nossa conta, como subcontratantes, ao abrigo de acordos de tratamento de dados e segundo as nossas instruções. O EmailJS e a Google podem também usar dados técnicos da ligação, como o endereço IP, para garantir a segurança dos respetivos serviços e prevenir abusos, nos termos das respetivas políticas de privacidade.

• Google Ireland Limited e Google LLC, através do Firebase Hosting, que aloja e disponibiliza este site.
• EmailJS Pte. Ltd. (Singapura), que encaminha o formulário de contacto do seu navegador para a nossa caixa de correio. O EmailJS recorre aos seus próprios prestadores, como a Cloudflare e a Amazon Web Services, para fazer funcionar o serviço.
• O nosso prestador de serviços de email profissional, que aloja a nossa caixa de correio, incluindo as mensagens que nos envia pelo formulário ou por email, e cujo servidor de correio o EmailJS usa para entregar as mensagens do formulário nessa caixa de correio.

Se optar por nos contactar por WhatsApp, as suas mensagens passam pelo WhatsApp, um serviço da WhatsApp Ireland Limited (do grupo Meta), que trata também os dados da sua conta e da sua utilização segundo os termos e a política de privacidade do próprio WhatsApp.

Se se tornar cliente, ou se a sua organização se tornar cliente, os seus dados de faturação e as faturas são também partilhados com o nosso contabilista certificado e com o prestador do nosso programa de faturação certificado, que os tratam para a nossa contabilidade, e os dados das faturas são comunicados à Autoridade Tributária e Aduaneira, como exige a lei fiscal portuguesa. Os pagamentos passam pelo nosso banco. Fora destes casos, só divulgamos dados pessoais a autoridades públicas, tribunais ou ao nosso advogado quando a lei o exige ou quando é necessário para declarar, exercer ou defender um direito num processo judicial.

Se nos pedir, indicamos-lhe exatamente a quem comunicámos os seus dados.

6. Transferências para fora do Espaço Económico Europeu

Alguns dos nossos prestadores tratam dados fora do Espaço Económico Europeu (EEE). Quando isso acontece, a transferência está protegida como o RGPD exige.

• O EmailJS tem sede em Singapura e trata as mensagens do formulário em servidores nos Estados Unidos, recorrendo a prestadores como a Cloudflare e a Amazon Web Services. Singapura não beneficia de uma decisão de adequação da UE, pelo que esta transferência se baseia nas cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia incluídas no acordo de tratamento de dados do EmailJS.
• A Google pode tratar os dados de alojamento nos Estados Unidos e em pontos de distribuição de conteúdos em todo o mundo. A Google LLC está certificada ao abrigo do Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, que a Comissão Europeia reconheceu como adequado (Decisão de Execução (UE) 2023/1795 da Comissão). Quando esse quadro não se aplica, os termos de tratamento de dados da Google incluem cláusulas contratuais-tipo.
• O nosso prestador de serviços de email profissional pode tratar o nosso correio eletrónico fora do EEE. Quando o faz, a transferência baseia-se numa decisão de adequação, como a relativa ao Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, ou nas cláusulas contratuais-tipo incluídas nos termos de tratamento de dados desse prestador.
• Se nos contactar por WhatsApp, a Meta pode transferir dados do WhatsApp para os Estados Unidos, com base no Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA e em cláusulas contratuais-tipo, conforme descrito na política de privacidade do WhatsApp.

Pode pedir-nos uma cópia destas garantias através de info@rubinx.com.

7. Durante quanto tempo conservamos os seus dados

Conservamos os dados pessoais apenas durante o tempo necessário para as finalidades acima ou pelo prazo exigido por lei, após o que os apagamos ou anonimizamos.

• Pedidos de informação e indicações de contacto que não resultem em trabalho connosco, incluindo mensagens do formulário, emails, mensagens de WhatsApp e as nossas notas: conservados durante 24 meses após o último contacto consigo. Revemos os nossos registos de seis em seis meses e, em cada revisão, apagamos os que já ultrapassaram esse prazo, incluindo as cópias nos nossos telemóveis e nas respetivas cópias de segurança, pelo que nenhum é conservado mais de 30 meses após o último contacto consigo.
• Se se tornar cliente, ou se a sua organização se tornar cliente: a correspondência, os orçamentos e os registos contratuais enquanto trabalharmos juntos, incluindo eventuais serviços de suporte ou alojamento, e depois durante 10 anos após o fim do ano em que a relação terminar, porque a lei comercial portuguesa obriga as empresas a conservar a correspondência e os registos comerciais durante 10 anos (Código Comercial, artigo 40.º) e podemos precisar deles para responder a eventuais litígios ou pretensões. Os materiais de que deixemos de precisar para este fim, como rascunhos e ficheiros de trabalho, são apagados mais cedo.
• Faturas, recibos e restantes documentos contabilísticos: 10 anos após o fim do ano a que respeitam, conforme exige a lei fiscal portuguesa (artigo 19.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, e artigo 52.º do Código do IVA), ou por mais tempo apenas quando a lei fiscal o exija.
• A cópia guardada pelo EmailJS: o EmailJS conserva os registos técnicos de que precisa para entregar as mensagens e proteger o serviço contra abusos, e pode manter uma cópia da mensagem no seu histórico de envios durante um máximo de 30 dias, findos os quais é apagada.
• Dados técnicos tratados pela Google para o alojamento: conservados pela Google por um período limitado, segundo as regras da própria Google, para segurança e prevenção de abusos; a Google indica que o Firebase Hosting conserva os endereços IP durante alguns meses. Não mantemos registos de acesso (logs) próprios sobre os visitantes do site.

Em caso de reclamação, litígio ou processo judicial, podemos conservar os dados relevantes até à sua resolução e ao termo dos prazos legais aplicáveis.

Pode pedir-nos a qualquer momento que apaguemos mais cedo a sua mensagem e os dados que nos enviou. Quando a lei nos obriga a conservar um registo, como uma fatura, apagamo-lo quando terminar o prazo legal de conservação.

8. Cookies e tecnologias semelhantes

Este site não utiliza cookies. Não utilizamos ferramentas de análise, publicidade, píxeis de rastreamento, plugins de redes sociais nem qualquer outra tecnologia de rastreamento, e os tipos de letra são disponibilizados a partir do nosso próprio site e não por terceiros.

Além das cópias dos ficheiros do próprio site (páginas, scripts, tipos de letra e imagens) que o seu navegador guarda na memória cache, para que o site carregue mais depressa, a única informação que o site guarda no seu dispositivo é a sua escolha de idioma. Quando escolhe português ou inglês no seletor EN/PT, o seu navegador guarda essa escolha no armazenamento local, com o nome rubinx.lang e o valor pt ou en, para que, da próxima vez que abrir rubinx.com, o site apareça no idioma escolhido. Este registo não contém mais nenhuma informação, nunca é enviado para nós nem para terceiros e não é usado para qualquer outra finalidade.

Como este armazenamento é estritamente necessário para disponibilizar o que pede expressamente quando usa o seletor (o site no idioma que escolheu), não depende do seu consentimento, nos termos do artigo 5.º, n.º 2, alínea b), da Lei n.º 41/2004, de 18 de agosto, na sua redação atual. Mantém-se no seu dispositivo até apagar os dados deste site nas definições do navegador, o que pode fazer a qualquer momento. Se o seu navegador bloquear este armazenamento, o site continua a funcionar; apenas não se lembrará da sua escolha.

Enquanto não escolher um idioma no seletor, sempre que abrir uma página do site em inglês, o site abre em português se o idioma principal do seu navegador for o português. Esta verificação é feita no seu navegador; nada é guardado e nada nos é enviado.

9. Os seus direitos

Pode exercer gratuitamente qualquer um dos seguintes direitos:

• Acesso: saber que dados pessoais temos sobre si e obter uma cópia.
• Retificação: pedir a correção de dados inexatos ou incompletos.
• Apagamento: pedir que apaguemos os seus dados.
• Limitação do tratamento: pedir que limitemos a forma como usamos os seus dados, por exemplo enquanto verificamos uma questão que nos colocou.
• Portabilidade: quando tratamos os seus dados para diligências pré-contratuais ou para executar um contrato consigo, receber os dados que nos forneceu num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, ou pedir que os transmitamos diretamente a outra organização, sempre que tal seja tecnicamente possível.
• Oposição: opor-se ao tratamento baseado nos nossos interesses legítimos, como se explica na secção seguinte.

Para exercer qualquer destes direitos, escreva para info@rubinx.com. Respondemos no prazo de um mês. Se o pedido for complexo ou se nos enviar vários pedidos, podemos prorrogar esse prazo por mais dois meses, no máximo; nesse caso, explicamos-lhe porquê dentro do primeiro mês. Se tivermos dúvidas razoáveis sobre a sua identidade, podemos pedir-lhe informações para a confirmar.

Alguns direitos têm limites. Por exemplo, não podemos apagar, antes do fim do prazo legal, as faturas que a lei nos obriga a conservar. Se não satisfizermos o seu pedido, explicamos-lhe porquê no prazo de um mês e lembramos que pode apresentar reclamação à CNPD (ver «Reclamações») ou recorrer aos tribunais. Se retificarmos, apagarmos ou limitarmos os seus dados, informamos também os destinatários a quem os comunicámos, salvo se isso for impossível ou implicar um esforço desproporcionado, e indicamos-lhe quem são se nos pedir.

Só podemos cobrar uma taxa razoável ou recusar um pedido se este for manifestamente infundado ou excessivo, nomeadamente devido ao seu caráter repetitivo.

10. O seu direito de oposição

Quando tratamos os seus dados com base nos nossos interesses legítimos, pode opor-se a qualquer momento, por motivos relacionados com a sua situação particular, escrevendo para info@rubinx.com.

Deixaremos então de tratar os seus dados, salvo se tivermos razões imperiosas e legítimas que prevaleçam sobre os seus interesses, direitos e liberdades, ou se precisarmos deles para declarar, exercer ou defender um direito num processo judicial.

Se nos pedir que deixemos de o contactar, fá-lo-emos de imediato, salvo quanto às comunicações que ainda tenhamos de lhe enviar para executar um contrato consigo ou com a sua organização, ou para cumprir uma obrigação legal, como uma fatura. Não enviamos comunicações de marketing; se alguma vez o fizermos, pode opor-se a qualquer momento e deixaremos de as enviar.

11. Reclamações

Se considerar que não tratámos os seus dados de forma lícita, agradecemos que nos contacte primeiro através de info@rubinx.com, para tentarmos resolver a questão.

Tem também o direito de apresentar reclamação à autoridade portuguesa de proteção de dados.

• Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lisboa, Portugal
• Telefone: +351 213 928 400
• Email: geral@cnpd.pt
• Formulário de reclamação online: www.cnpd.pt/cidadaos/participacoes

Se viver ou trabalhar noutro Estado do Espaço Económico Europeu, ou se a alegada infração tiver ocorrido nesse Estado, pode também apresentar reclamação à autoridade de proteção de dados desse Estado.

12. Tem de nos fornecer os seus dados?

Não tem qualquer obrigação de nos fornecer dados pessoais. No formulário de contacto, o nome, o email e a mensagem são necessários para lhe podermos responder; a empresa e o assunto são opcionais. Se preferir não usar o formulário, pode enviar-nos um email ou telefonar-nos.

Se se tornar cliente, precisamos dos seus contactos para acordar e executar o trabalho, o que constitui um requisito contratual, e dos seus dados de faturação para o faturar, o que é exigido pela lei fiscal portuguesa. Sem eles não podemos celebrar um contrato consigo.

13. Decisões automatizadas e definição de perfis

Não tomamos decisões sobre si com base exclusivamente em tratamento automatizado e não definimos perfis dos visitantes. A verificação automática de spam do formulário analisa apenas o campo oculto e o tempo decorrido entre a abertura da página e o envio, para travar envios automáticos feitos por programas (bots); não toma qualquer decisão sobre si. Se uma mensagem for bloqueada por engano, pode sempre enviar-nos um email ou telefonar-nos.

14. Segurança

O site é disponibilizado apenas através de uma ligação cifrada (HTTPS), e o formulário de contacto é transmitido do seu navegador para o EmailJS através de uma ligação cifrada. Na Rubinx, apenas a nossa equipa tem acesso aos pedidos de informação, e os nossos prestadores estão vinculados por acordos de tratamento de dados.

Se ocorrer uma violação de dados pessoais, notificamos a CNPD sem demora injustificada e, sempre que possível, até 72 horas após termos tido conhecimento dela, salvo se a violação não for suscetível de resultar num risco para os seus direitos e liberdades. Se a violação for suscetível de implicar um elevado risco para os seus direitos e liberdades, informamo-lo sem demora injustificada, nos termos da lei.

15. Crianças

O nosso site e os nossos serviços destinam-se a empresas e não se dirigem a crianças. Não recolhemos intencionalmente dados pessoais de menores de 18 anos. Se considerar que uma criança nos enviou dados pessoais, contacte-nos através de info@rubinx.com e apagá-los-emos.

16. Outros sites

Este site contém ligações para outros sites e aplicações, como snap-receipts.com e WhatsApp. Quando segue uma dessas ligações, aplica-se a política de privacidade desse prestador, e não controlamos o que ele recolhe. O SnapReceipts tem a sua própria política de privacidade em snap-receipts.com.

As ligações de email e de telefone deste site abrem a sua própria aplicação de email ou de telefone; nada nos é enviado até enviar a mensagem ou fazer a chamada.

17. Alterações a esta política

Se alterarmos esta política, publicamos a nova versão nesta página com uma nova data. Se a alteração for significativa, por exemplo uma nova finalidade ou um novo prestador fora do EEE, informamos também os nossos clientes e as respetivas pessoas de contacto, bem como as pessoas cujos pedidos de informação ainda estejam em curso, por email ou pelo canal que usaram para nos contactar.

Esta política está disponível em português e em inglês; ambas as versões têm o mesmo conteúdo.

18. Contacto

Para qualquer questão sobre esta política ou sobre os seus dados pessoais, escreva para info@rubinx.com, de preferência com «Privacidade» no assunto, ou telefone para o +351 969 782 963.

Rubinx Unipessoal Lda, Azeitão, Setúbal, Portugal.